Khởi đầu một local brand thường bắt đầu bằng rất nhiều cảm hứng: một ý tưởng thiết kế, một cái tên hay, một bảng màu ưng ý. Thế nhưng khoảng cách giữa ý tưởng và lô hàng hoàn chỉnh nằm trên kệ lại khá xa. Phần lớn rắc rối khi đặt may không đến từ tay nghề của xưởng mà đến từ việc chủ thương hiệu chưa chuẩn bị đủ thông tin trước khi gửi yêu cầu.
Nội dung dưới đây đi lần lượt qua các bước chuẩn bị quan trọng, kèm một danh sách kiểm tra ngắn để bạn tự rà soát trước khi gửi yêu cầu cho xưởng. Mục tiêu không phải biến chủ thương hiệu thành thợ may, mà là giúp bạn nói cùng một ngôn ngữ với bộ phận kỹ thuật và ra quyết định dựa trên thông tin đầy đủ.
1. Xác định rõ khách hàng mục tiêu và định vị thương hiệu
Một thương hiệu mới thường muốn bán cho thật nhiều người, nhưng điều đó khiến sản phẩm thiếu cá tính và khó định giá. Hãy mô tả chân dung một khách hàng cụ thể: họ bao nhiêu tuổi, làm gì, hay mặc gì vào cuối tuần, thường mua quần áo ở đâu. Chân dung càng rõ, các quyết định về sản phẩm càng nhất quán.
Khi đã có chân dung khách hàng, bạn nên viết ra khoảng giá bán dự kiến cho từng nhóm sản phẩm. Con số này rất hữu ích khi trao đổi với xưởng, vì từ giá bán có thể tính ngược ra giá vốn tối đa mà thương hiệu chấp nhận được, sau khi đã trừ chi phí bán hàng, quảng cáo, đóng gói và vận chuyển. Xưởng biết khung chi phí của bạn sẽ dễ gợi ý chất liệu và kỹ thuật hoàn thiện nằm trong ngân sách, thay vì đề xuất những phương án đẹp nhưng vượt quá khả năng chi trả.
2. Chọn nhóm sản phẩm chủ lực cho bộ sưu tập đầu tiên
Bộ sưu tập đầu tay không cần nhiều mẫu. Hai tới bốn sản phẩm được làm chỉn chu thường mang lại kết quả tốt hơn mười mẫu làm vội. Ít mẫu giúp bạn dồn ngân sách vào chất liệu và hoàn thiện, đồng thời dễ đạt số lượng tối thiểu trên mỗi mẫu mà xưởng yêu cầu.
Một lưu ý thực tế là mỗi màu, mỗi kiểu dáng mới đều làm tăng độ phức tạp của đơn hàng. Cùng một tổng số lượng, đơn hàng gồm hai mẫu với hai màu sẽ dễ sản xuất và có giá tốt hơn đơn hàng gồm sáu mẫu với năm màu. Vì vậy, ở giai đoạn đầu, bạn nên ưu tiên chiều sâu hơn chiều rộng: ít mẫu, ít màu, nhưng đủ size và đủ số lượng để bán trong một đến hai tháng. Khi đã có dữ liệu bán hàng thực tế, việc mở rộng danh mục sẽ có cơ sở hơn nhiều.
Đối với local brand mới, dịch vụ may quần áo theo yêu cầu giúp chủ shop chủ động hơn về mẫu mã, chất liệu, bảng size và định hướng sản phẩm.
3. Chuẩn bị hình mẫu, bản vẽ và mô tả kỹ thuật
Tài liệu mô tả sản phẩm là thứ giúp ý tưởng của bạn được truyền đạt nguyên vẹn. Tối thiểu nên có hình minh họa hai mặt, danh sách chi tiết cần lưu ý và file thiết kế hình in ở định dạng sắc nét. Nếu có sẵn một sản phẩm mẫu ưng ý về form, hãy gửi kèm để xưởng tham khảo khi dựng rập.
Nếu có điều kiện, bạn nên gom toàn bộ thông tin của một sản phẩm vào một tài liệu duy nhất, thường được gọi là tech pack. Tài liệu này gồm hình vẽ phẳng, bảng thông số từng size, mô tả chất liệu, phụ liệu, màu sắc, vị trí và kích thước hình in thêu, cùng yêu cầu về nhãn mác và đóng gói. Tech pack không cần cầu kỳ, nhưng cần đủ và nhất quán. Đây cũng là căn cứ để hai bên đối chiếu khi duyệt mẫu và khi nghiệm thu hàng, tránh tình trạng tranh luận dựa trên trí nhớ.
4. Lựa chọn chất liệu phù hợp với giá bán
Vải đẹp chưa chắc là vải phù hợp. Điều quan trọng là chất liệu phải ăn khớp với kiểu dáng, khí hậu nơi khách hàng sinh sống và mức giá bạn định bán. Một chiếc áo form rộng cần vải đủ dày để đứng dáng, trong khi sản phẩm mặc hằng ngày ở vùng nóng ẩm lại cần ưu tiên độ thoáng và thấm hút.
Khi trao đổi về chất liệu, bạn nên hỏi rõ xưởng về nguồn vải: vải có sẵn trên thị trường hay phải đặt dệt, đặt nhuộm theo màu riêng. Vải có sẵn thường cho phép đặt số lượng thấp và giao hàng nhanh, nhưng màu sắc bị giới hạn và có thể không còn hàng ở lần tái sản xuất. Vải đặt riêng mang lại màu độc quyền và sự ổn định, đổi lại cần số lượng lớn hơn và thời gian chờ dài hơn. Hiểu được sự đánh đổi này giúp thương hiệu chọn phương án hợp với quy mô hiện tại.
5. Xây dựng bảng size riêng cho thương hiệu
Một bảng size tốt cần rõ ràng với cả xưởng lẫn khách mua. Với xưởng, đó là thông số thành phẩm kèm dung sai cho phép. Với khách, đó là gợi ý chọn size theo chiều cao và cân nặng. Hai bảng này liên quan chặt chẽ với nhau, vì vậy nên được xây dựng cùng lúc ngay từ lô hàng đầu.
Bạn cũng nên quyết định trước tỷ lệ size trong lô hàng. Thông thường các size ở giữa bán chạy hơn size nhỏ nhất và lớn nhất, nhưng tỷ lệ cụ thể còn tùy vào nhóm khách của từng thương hiệu. Nếu chưa có dữ liệu, hãy tham khảo phản hồi từ người theo dõi trên mạng xã hội hoặc mở đặt trước để ước lượng. Phân bổ size hợp lý giúp hạn chế tình trạng hết size bán chạy trong khi size ít người mặc lại tồn kho kéo dài.
6. Tính toán số lượng và ngân sách sản xuất
Ngân sách sản xuất không chỉ gồm tiền may. Bạn cần tính thêm chi phí mẫu thử, in thêu, nhãn mác, bao bì, vận chuyển và một khoản dự phòng cho phát sinh. Lập bảng tính đầy đủ trước khi chốt số lượng giúp thương hiệu tránh bị hụt vốn giữa chừng.
Một cách tính đơn giản là xác định giá vốn mục tiêu cho mỗi sản phẩm, sau đó nhân với số lượng dự kiến và cộng thêm khoảng mười tới mười lăm phần trăm dự phòng. Nếu tổng số tiền vượt quá khả năng, bạn có thể giảm số mẫu, giảm số màu hoặc đơn giản hóa chi tiết hoàn thiện thay vì hạ chất lượng vải. Hãy chia sẻ thẳng thắn ngân sách với xưởng, vì bộ phận kỹ thuật thường có nhiều phương án thay thế mà người mới chưa nghĩ tới, chẳng hạn đổi kỹ thuật in hoặc điều chỉnh định lượng vải.
7. Chuẩn bị nhãn mác, tag và bao bì
Đừng để nhãn mác trở thành nguyên nhân làm trễ đơn hàng. Nhiều thương hiệu mới quên mất rằng nhãn dệt và thẻ treo cũng cần vài ngày tới vài tuần để sản xuất. Lên kế hoạch cho phần này cùng lúc với phần vải sẽ giúp tiến độ chung không bị gián đoạn.
Ngoài yếu tố thẩm mỹ, nhãn sản phẩm còn cần thể hiện những thông tin cơ bản như thành phần vải, hướng dẫn giặt ủi, size và nơi sản xuất. Đây là những thông tin giúp khách hàng sử dụng sản phẩm đúng cách và cũng là yêu cầu thông thường khi bán hàng trên các sàn thương mại điện tử. Về bao bì, bạn nên cân nhắc giữa trải nghiệm mở hộp và chi phí: một chiếc túi gọn gàng in tên thương hiệu thường đã đủ tạo ấn tượng tốt mà không làm đội giá vốn quá nhiều.
8. May mẫu thử và duyệt mẫu trước khi sản xuất hàng loạt
Khi nhận mẫu thử, hãy mặc thử trên người thật với nhiều vóc dáng, giặt thử ít nhất một lần và đo lại thông số. Ghi chú mọi điểm cần chỉnh sửa bằng văn bản kèm hình ảnh, tránh trao đổi miệng. Mẫu được duyệt sẽ là chuẩn để đối chiếu khi nghiệm thu hàng loạt.
Sau khi duyệt, bạn nên giữ lại một mẫu đã ký xác nhận và để xưởng giữ một mẫu tương tự. Hai mẫu đối chứng này là căn cứ rõ ràng nhất nếu sau này có khác biệt giữa hàng sản xuất và mẫu ban đầu. Đồng thời, hãy thống nhất với xưởng về mức dung sai chấp nhận được cho thông số và màu sắc, vì sản xuất hàng loạt luôn có sai lệch nhỏ giữa các sản phẩm. Có tiêu chuẩn rõ ràng từ trước thì việc nghiệm thu sẽ khách quan và nhanh chóng hơn cho cả hai bên.
9. Thống nhất tiến độ, thanh toán và điều khoản làm việc với xưởng
Ngoài giá và thời gian, bạn nên trao đổi trước về cách xử lý khi có sản phẩm lỗi, tỷ lệ hao hụt cho phép và trách nhiệm của mỗi bên nếu trễ hạn. Nói rõ những điều này ngay từ đầu không làm mất thiện cảm, ngược lại còn giúp hai bên làm việc minh bạch và lâu dài hơn.
Trong quá trình sản xuất, hãy giữ một kênh liên lạc duy nhất và một người đầu mối ở mỗi bên. Mọi thay đổi về mẫu, số lượng hay màu sắc cần được xác nhận lại bằng tin nhắn hoặc thư điện tử để tiện tra cứu. Bạn cũng nên chủ động hỏi thăm tiến độ ở các mốc quan trọng như khi vải về, khi cắt xong và khi bắt đầu hoàn thiện, thay vì chỉ chờ tới ngày giao hàng. Việc theo dõi đều đặn giúp phát hiện sớm vấn đề và điều chỉnh kịp thời.
10. Kiểm hàng và lên kế hoạch cho đợt sản xuất tiếp theo
Lô hàng đầu tiên là nguồn dữ liệu quý giá. Hãy ghi lại mẫu nào bán nhanh, size nào hết sớm, khách phản hồi gì về chất vải và form dáng. Những thông tin này giúp đợt sản xuất tiếp theo chính xác hơn về số lượng, tỷ lệ size và những điểm cần cải thiện.
Nếu sản phẩm được đón nhận tốt, bạn sẽ cần tái sản xuất nhanh để không bỏ lỡ nhu cầu. Vì vậy ngay từ lô đầu, hãy hỏi xưởng về khả năng đặt lại: vải còn nguồn hay không, thời gian sản xuất lại mất bao lâu, số lượng tối thiểu cho lần đặt bổ sung là bao nhiêu. Lưu giữ đầy đủ rập, bảng thông số và mẫu đối chứng cũng giúp lô hàng sau giữ được sự đồng nhất với lô trước, điều rất quan trọng để khách hàng cũ tiếp tục tin tưởng thương hiệu.
Để tiện rà soát, bạn có thể dùng danh sách kiểm tra dưới đây trước khi gửi yêu cầu đặt may cho xưởng:
- Khách hàng mục tiêu và khung giá bán của từng sản phẩm đã được xác định.
- Danh mục sản phẩm, màu sắc và mẫu trọng tâm đã được quyết định.
- Hình minh họa mặt trước, mặt sau và file in thêu đã sẵn sàng để gửi xưởng.
- Chất liệu và độ dày vải đã được kiểm tra trên mẫu vải thật.
- Thông số thành phẩm cho mỗi size và số lượng theo size đã được lập.
- Bảng chi phí đã tính đủ tiền may, mẫu thử, nhãn mác, bao bì và phát sinh.
- Mốc thời gian nhận hàng và khoảng dự phòng trước khi ra mắt đã được lên lịch.
Kết luận
Chuẩn bị kỹ trước khi đặt may là khoản đầu tư rẻ nhất mà một local brand có thể thực hiện. Mỗi giờ dành cho việc làm rõ yêu cầu sẽ giúp tiết kiệm nhiều ngày sửa mẫu và nhiều chi phí phát sinh, đồng thời tạo nền tảng để thương hiệu phát triển bền vững qua từng lô hàng.
Hãy bắt đầu từ quy mô vừa sức, tập trung vào chất lượng của từng sản phẩm và lắng nghe phản hồi của khách hàng sau mỗi đợt mở bán. Những thương hiệu đi đường dài thường không phải là thương hiệu ra mắt hoành tráng nhất, mà là thương hiệu cải thiện đều đặn qua từng bộ sưu tập và giữ được sự nhất quán trong sản phẩm của mình.
Đặt hàng / Nhận báo giá: 0972 107 109
Chat với tư vấn viên
Gọi ngay